1、Excel打印技巧大全

没有打印机一样可以打印预览

在没有安装打印机的电脑上按下Excel的“打印预览”按钮后，Excel会却提示没有安装打印机，且无法打印预览。其实，只要单击“开始”→ “设置”→“打印机”，然后双击“添加打印机”项目，再随便安装一个打印机的驱动程序。重启Excel，就会发现已经可以打印预览了。

插播：win11设置共享打印机方法

打印指定页面

一个由多页组成的工作表，打印出来后，发现其中某一页(或某几页)有问题，修改后，没有必要全部都打印一遍!只要选择“文件”→“打印”(不能 直接按“常用”工具栏上的“打印”按钮，否则是将整个工作表全部打印出来)，打开“打印内容”对话框，选中“打印范围”下面的“页”选项，并在后面的方框 中输入需要打印的页面页码，再按下“确定”按钮即可。

首行重复打印

当工作表大于1页时，用户一般希望在打印时能在每一页中均能包含首行，你可以这样设置，打开“页面设置”对话框，单击“工作表”选项卡，接下来 只需在“打印标题→顶端标题行”文本框中输入：:类似的字符，或用鼠标将工作表中的首行拖过来也可以，以后就该表格首行就会打印在每页了。

表格也缩印

有时为工作需要，可能要求将多页内容调整为一页打印出来(在中可以通过“缩放”技巧来实现)，可选择“文件”→“页面设置”，再在打开的“页面 设置”对话框中单击“页面”标签，在“缩放”组下有一个“调整为”选项，只要在这里键入打印工作表内容时所需要的页数(注意页宽和页高两个值必须一致)就 可以了。不过，此功能对于与纸张高、宽比例严重不协调的工作表来说，建议不要采用，否则会严重影响打印效果。

打印选定区域

选定需要打印的区域，执行“文件”→“打印”，打开“打印内容”对话框，选中“打印内容”下面的“选定区域”选项，按下“确定”按钮就行了。如 果经常要打印固定的某个区域，可以先选定相应区域，再执行“文件”→“打印区域”→“设置打印区域”。经过这样的设置后，无论是执行菜单的打印命令，还是 直接按“常用”工具栏上的“打印”按钮，均可将设置的区域打印出来。

此时，如果想打印别的内容，就必须先执行“文件”→“打印区域”→“取消打印区域”命令，然后再进行打印操作。

打印不连续的单元格(区域)

如果仅仅需要将一些不连续的单元格(区域)中的内容打印出来，那么在按住Ctrl键的同时，用鼠标左键单击需要打印的单元格(区域)，选中多个 不连续的单元格(区域，如A2.B2:C8.D10……)，然后选择“文件”→“打印”，打开“打印内容”对话框，选中“打印内容”下面的“选定区域”选 项，按下“确定”按钮就行了。此时，系统将选中的每一个不连续单元格(区域)分开，打印在不同页面上(即A2打印在一张纸上，B2:C8打印在另一张纸 上……)。

如果需要经常打印固定的不连续行、列，可以在上述隐藏设置完成后，执行“视图”→“视面管理器”，打开“视面管理器”对话框，按其中的“添加” 按钮，在随后弹出的“添加视图”对话框“名称”后面的方框中输入一个名称(如“打印”等)，确定退出。以后需要打印时，再打开“视面管理器”对话框，选中 “打印”视图项，按“显示”按钮，即可显示出设置好的打印页面，执行打印操作就可以了。

打印不连续的行(或列)

有时，需要将一张工作表中部分不连续的行或列打印出来，可以在按住Ctrl键的同时，用鼠标左键单击行(列)标，选中不需要打印出来的多个不连续的行(列)，右击鼠标，选“隐藏”选项，将其隐藏起来，然后再执行打印操作就可以了。

将公式打印出来

如果要将单元格中的公式打印出来，则执行“工具”→“选项”，在“视图”标签中，选中“公式”选项，确定退出。此时，工作表中含有公式的单元格，不是显示公式的运算结果，而是显示出具体公式，执行打印操作，即可将公式打印出来。

一次打印多个工作表

在按住Shift(或Ctrl)键的同时，用鼠标在需要打印的工作表名称上单击，即可选中多个连续(或不连续)的工作表，进行正常的打印操作， 即可将选中的工作表一次打印出来。在“打印内容”对话框中，选中“打印内容”下面的“整个工作簿”选项，再确定打印，即可一次性将整个工作簿中所有工作表 打印出来。

让每一页都打印出标题行

一个由多页组成的表格，通常需要在每一页上都打印出标题行：执行“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，单击“工作表”标签，在“顶 端标题行”后面的方框中输入：:(这里假定第2和第3行为标题行，$符号在英文状态下，用Shift+4组合键输入)，确定退出，再打印时，系统会自动为 每一页加上标题行。如果在“左端标题列”后面的方框中输入列标题区域，就可以为每一页添加上列标题。

异地打印Excel表格

如果某台电脑(A电脑)没有安装打印机，而另一台有打印机的电脑(简称B电脑)上却没有安装Excel，可这样操作：先在A电脑上安装一下B电 脑打印机的驱动程序，再打开需要打印的Excel工作簿，调出“打印内容”对话框，将打印机设置成B电脑上的打印机，选中“打印到文件”选项，并设置好其 他选项，按“确定”按钮，在随后弹出的“打印到文件”对话框中输入一个文件名(如a.prn)后，再按“确定”按钮。然后将a.prn(保存在“我的文 件”文件夹中)文件拷贝到电脑B中，在Dos状态下(Windows下的“MS-DOS方式”也可以)，在文件所在的目录中，执行“copy a.prn lpt1”命令，即可将Excel工作表打印出来。让工作表居中打印

有时，可能需要打印的数据不是很多。如果直接打印，这些内容有可能会集中在纸张顶端，看起来很不美观，但如果人工调整又非常麻烦。这时，只要选 择“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，单击“页边距”选项页，如果希望工作表中的数据在左右页边距之间水平居中，只要在“居中方式”小节下 勾选“水平”复选框即可;如果希望工作表中的数据在上下页边距之间垂直居中，只要勾选“垂直”复选框，当然建议同时勾选这两个复选项，这样就美观多了。

自动避开错误值打印

当工作表中存在公式时，有时难免会出现一些错误信息，当然不想在打印时将这些错误信息也显示出来。选择“文件”→“页面设置”，单击“工作表” 标签，再单击“打印”选项组下“错误单元格打印为”下拉列表框，再从中将缺省的“显示值”改为“”，这样就不会将屏幕上显示的错误信 息也打印出来，而是只打印空白单元格。

调整打印机的分辨率

单击“文件”→“打印”，在打开的“打印内容”中单击“属性”按钮，然后在打开窗口的对话框下“打印质量”下拉框中可以选择一种点数较低的分辨率，例如360点/英寸，这样打印起来速度就会快很多。

以草稿方式打印

以草稿方式打印工作表时，将忽略格式和大部分的图形，这样也可以达到提高打印速度的目的，大家要做的只需选择打印机设置框中的“按草稿方式”复选框。

以单色方式打印

如果工作表中有很多彩色格式设置，那么要采用单色打印的方式，这样Excel在打印时就会自动将彩色字体和边框打印成黑色而不是使用灰度，打印速度自然大大提高，你可以选择打印机设置框中的“单色打印”复选框。

不让表头到表格中

有时打印表格线时，经常会把表头也弄到表格里面。这时，可以选取表格中需要打印的区域(记住不要选择表头)，然后单击快捷工具栏中“边框”按钮旁边的小三角形符号，在出现的边框样式中选“所有框线”就行了。这样，打印出来后，表头就再也不会跑到表格里面去了。

快速打开打印机窗口

Excel 具有后台打印功能，执行打印任务时，你可以在前台继续从事其他操作，而系统会在后台进行打印，状态栏会显示一个打印机图标。此时，只需双击状态栏中的打印机图标即可打开打印机状态窗口，从中可快速执行暂停、删除打印等操作。

打印预览的妙用

假设Excel的一个工作簿建有两个工作表，现第二个工作表的页码要接着第一个工作表的页码。只要选中第二个工作表，按“打印预览”→“设 置”，进入“页面设置”→“页面”，最下面有一项“起始页码”，默认是自动，现修改其默认值即可，如第一个工作表的结束页码是5，那么在起始页码中输入 6。

打印行号和列标

选择“文件”→“页面设置”命令，单击“工作表”标签，再选中“行号列标”复选框即可。

不打印图形

对于一个图文混排的文件，常常需要校对其中的文本，为了节省纸张和油墨，不打印其中的图片。你可以通过下面两种方法来实现：(1)执行“工 具”→“选项”，单击“打印”标签，将“打印文件附加信息”下面的“图形对象”复选框前面的对号去掉。(2)在“打印”对话框中，按下端的“选项”按钮， 即可单独打开“选项”对话框中的“打印”标签，去掉“图形对象”前面的对号去掉。

纵横向纸张混合打印

有时，文件中插入表格，而表格需要横向输出时，可这样设置：将光标定位在表格所在页(即需要横向输出的页)的开头，打开“页面设置”对话框，在 “页边距”标签下，将纸张类型设置为“横向”，按“应用于”右边的下拉按钮，选“插入点之后”选项，确定退出;再将光标定位在后面需要恢复“纵向”输出页 的开头，仿照上面的操作，将纸张类型设置为“纵向”。

双面打印

在“打印”对话框中，按下端“打印”右边的下拉按钮，选定“奇数页”选项，“确定”打印，“奇数页”打印完成后，将打印了内容的纸张翻过来 装入打印机(顺序千万不要搞错哟)，再将“偶数页”打印上去就行了。

在“打印”对话框中，选中“人工双面打印”选项，“确定”打印，“奇数页”打印 完成后，系统会弹出一个提示打印另一面的对话框，此时，将打印了“奇数页”内容的纸张翻过来装入打印机，按下上述对话框的“确定”按钮，将“偶数页”内容 打印上去就好了。

小提示 如果打印机有夹纸的“不良”习惯，请采取前面的“打印指定页面”的做法，一页一页实现双面打印。尽管此法很麻烦，但最可靠!

打印连续页码

默认情况下，打印Excel表格时，每个工作表中的表格页码都是从1开始编号的。如果需要将多个工作表的表格页码连续排列，可以采用下面的技 巧：首先采用上面介绍的方法查看第一个工作表的总页数，接着切换到第二个工作表。单击“文件”→“页面设置”，进入“页眉/页脚”选项卡，再单击“自定义 页眉”(或“自定义页脚”)按钮打开对话框。根据需要单击其中的“左”、“中”或“右”框，再单击带有“#”字样的按钮，即可将“ [页码]”放入框中。如果要让第二个工作表的首页码接着第一个工作表的尾页码，只须在“ [页码]”后输入后者的总页数(即尾页码，例如11)，使其变成“ [页码]+11”的样子。如果必要，还可以在“ [页码]+15”前后加上“第”和“页”字样，使其变成“第 [页码]+11页”。最后按上面介绍的方法操作，就可以打印页码连续的多个工作表了。

小提示 采用上述方法打印连续页码时，“页面设置”、“页面”选项卡中的“起始页码”选项应为“自动”。

设置打印缩放比例

如果对打印内容要求不是太高，可进行表格的压缩打印，即选择在一张纸上打印几页容量的表格。设置时只需打开“页面设置”对话框的“页面”选项卡，选中“缩放比例”单选框，输入需要缩放的比例如“50%”就可以了。

2、Excel中打印大幅面拼接图文的一些方法。

如打印“居民住房公约”，需打印成宽1米，长1.2米幅面，用普通宽行纸，横排3张，竖排5张，总计15张。

首先用Word输入所需的文字，排入一页，字大小无妨，该版面就是你预定图文的缩小版。注意文中横行排入的字数及总体长宽比。选中全文，单击“复制”按钮或者按“Ctrl+C”键。

再打开Excel，在新文件上选取显示比例，如25%或连击显示比例数字，修改比例，例如改为10%，以便显示出更多的页。在空白处，单击鼠标右键，在弹出菜单上选中“选择性粘贴”，在弹出对话框中，选“粘贴链接”方式，然后确定。

粘贴在Excel新文件中的图像较小，选中它，然后拖动放大，可拉长或拉宽，而其中的字体也随之变长或变宽。也可在选中的图像上，单击鼠标右键，在弹出菜单上选中“设置对象格式”，然后在“设置对象格式”对话框中，对颜色与线

3、Word打印技巧

打印到文件

想打印文件，没有打印机，而有打印机的电脑又没装Word，怎么办?我们可以在Word的“文件”菜单中调出“打印”对话框再选中“打印到文件”选项，确定后选择保存该文件的位置，再输入文件名后即可生成一个后缀名为prn的打印机文件，这样就可以在有打印机的电脑上将这个文件打印出来了。

打印文本框里的内容

有时在文本框中输入的内容，在打印的时候无法打印出来，解决的方法其实很简单，只要将文本框转换为图文框，就能对框里的内容进行打印了。具体操作：选中文本框单击右键，然后选择“设置文本框格式”，在弹出的对话框中选择“转换为图文框”即可。

打印附加信息

如果你希望在将要打印出来的文档里包含该文档的属性、批注等信息。那就点击Word的“文件”菜单，调出“打印”对话框再点击“选项”。

在“打印文档的附加信息”栏里选择你要的附加信息，如该文档的属性、域代码等。设置完成后点击确定，就可以开始打印了。如果你不希望打印这些不必要的附加信息，不选中该项即可。

在一张纸上打印一篇多页的文档

这种方法可以节省纸张，具体操作：单击“文件”\“打印”，在“显示比例”下“每页的版数”框中，单击所需选项。例如，要在一张纸上打印一篇四页的文档，可单击“4版”选项。

逆页序打印

多页的文档需要打印，按照Word中的默认设置总是从第一页打印到最后一页，所以整篇文档打印完后是最后一贝在最上面，第一页在最下面，这样我们又要手工将所有的页逆序整理一遍，十分麻烦。其实我们在打印前只要先在“工具”\“选项”\“打印”选项卡中选中“逆页序打印”，即可在打印时按逆序从最后一页打印到第一页，这样，打印完后所有的页是顺序排列的。

一次打印多篇文档

如果你需要打印的文档不止一个，又想通过一次操作把几个文档依次打印出来，单击“打开”按钮，在“打开”对话框的文件夹列表中找到并打开包含要打印的文档的文件夹，选择要打印的多个文档，然后单击“打开”对话框右上角的“工具”菜单，选择“打印”命令即可。

只打印选定的内容

要想只打印文章的一部分内容，在用Word打印以前，首先要选定需要打印的部分文档，然后单击“文件”\“打印”，再单击“选定的内容”选项。这样就会只打印你所选定的内容了。

后台打印

利用后台打印可以在打印文档的同时使用其他应用程序，从而提高工作效率。启动“后台打印”的方法是：点击Word的“文件”\“打印”，再点击“选项”选中“后台打印”即可。

4、邮件合并打印成绩单

首先将数据输出转为Excel文件，如“高一.xls”、“高二文科.xls”、“高二理科.xls”等，接着使用Word2000的“邮件合并”功能把数据调入到Word文档中，这样就便于排版和打印了。

第一步，在Word2000中制作成绩通知单基本式样。使用A4纸，尽量缩小页边距，先做出一个通知单表格，为使每个年级都能使用，共设置了九个学科的成绩表格。为了方便裁剪，在通知单的最后一行输入两个“+”号并设为分散对齐。调整表格大小，目的是使每页纸能排放四个学生的成绩通知单。最后将文档存为“成绩单_基本式样.doc”。

第二步，进行邮件合并。打开“成绩单_基本式样.doc”，另存为“成绩单_基本式样_高二文科.doc”(以高二文科为例，下同)。选择“工具—邮件合并”，出现对话框。合并分三步进行：

⒈“创建”→“分类”→“活动窗口”;

⒉“获取数据”→“打开数据源”→选择文件“高二文科.xls”;

⒊“合并”→“编辑主文档”。

合并成功后，在Word界面会出现一个邮件合并的工具条，此时，“成绩单_基本式样_高二文科.doc”与“高二文科.xls”两个文件关联在一起了。

第三步，在成绩通知单表格中调入数据。在表格中，点击“插入合并域”(图2)，在出现的域列表中选择对应的项目，依次进行。

点击工具栏上的“《ABC》”图标，可以查看到实际调入的数据。将页面上的内容复制并粘贴三次，这样，一个页面上共有4个学生的成绩单。分别在第二、第三和第四个成绩单的第一个合并域“班级”前，点击工具栏上的“插入Word域”—“下一记录”，这样数据指针才会依次往下跳(图3)。第一个学生的成绩单上不必这样做，因为一开始，数据指针是指向第一个学生的，到换页时，数据指针是指向第一个学生的，到换页时，数据指针会自动下移一个记录。

第四步，合并所有数据并生成新Word文档。前面的步骤只是关联数据库并指定数据位置，要生成最终的成绩通知单，必须经最后这一步。点击工具栏中的“合并至新文档”图标，Excel中的所有数据便依次被调入到Word文档中，生成许多页面。这是一个标准的Word文档，将它保存为“成绩单_高二文科.doc”，用激光打印机打印，五六分钟就完成了。

邮件合并功能其实就是Word文档与Excel等数据库建立关联，相互取长补短。应用邮件合并功能可以做的事还很多，如打印标签、打印信封、打印考号、打印证件等。

5、ppt打印技巧

打印ppt时应当高效地利用纸张，如果设置不当，容易造成页边距过大，浪费纸张，或者大块的黑块，浪费油墨。下面的步骤虽然一点技术含量都没有，却是本人多次打印ppt的经验之谈。依照此法可一面打印9张幻灯片，但每张的大小和Powerpoint一面6页的讲义打印模式一样，充分地利用了纸张。很多人喜欢花时间把ppt做成doc打印，以节约纸张，但实际效果表明本法更加省纸。

1. 用Microsoft Powerpoint 2003打开ppt文件。

2. 选择菜单“视图 | 页眉和页脚”，打开页眉和页脚对话框。在“幻灯片”选项卡中勾选“幻灯片编号”复选框。

3. 单击[应用]按钮完成设置。选择“文件 | 打印”命令，打开打印对话框。

4. 点[属性]打开打印机属性对话框（不同打印机可能不一样，这里以hp1010系列打印机为例）。

5. 如果要双面打印，请在文档选项里点选“双面打印（手动）”复选框，否则跳过此步。

6. 将“每张纸上的页面数”设为9。这一条最重要。不要在打印对话框里用传统的打印讲义方式来打，那样会导致幻灯片很小。

7. 点[确定]回到打印对话框，选好打印机和打印范围。在“打印内容”栏里，选幻灯片，“颜色/灰度”栏选纯黑白。然后勾上“幻灯片加框”复选框。

8. OK，现在按[确定]按钮就可以开始打印了。双面打印的话，记得要重放一次纸。

心得：如一张A4纸打印9张PPT文档，建议幻灯片编码选36、粗体，选中“根据纸张调整大小”，页面设置勿忘设为“横向”。

如何满张打印9张PPT

很多朋友，特别是学生，在期末复习时要打印老师的幻灯片，ppt自己带的打印功能可以实现每张纸上打印6张、9张等多张幻灯片，但有个问题：一张纸上的幻灯片之间的空白很大，这样虽然能实现节约打印费的愿望，但九张幻灯片的纸上打印的字太小。看起来不方便，如何实现既能节约打印费又能把字体搞大，让幻灯片铺满整个纸张呢？下面我就具体说说这个做法。

1.设置“页面格式”

文件--->页面设置----->幻灯片大小------>选择你用于打印的纸张,一般我选择A4纸打印。这样字大。

当然你可以自定义幻灯片大小，我一般是把宽度和高度定义成A4纸的尺寸。

2.设置具体的打印格式

（1）文件--->打印----->打印内容选“幻灯片”（一定选这个，这直接影响后来的打印效果，我曾经试过，选“幻灯片”要比选“讲义”要好很多。我看过网上的说选“讲义”这直接是误导大众。这里谢谢小强的帮助，这个我是跟他学的）

（2）颜色选“灰度”或“纯黑白”这个就是要解决有的老师的ppt是用背景的。不然打印出来的效果就是背景变成黑底了。这样太浪费油墨了，打印的老板或你自己的老板也不同意呀。所以，记住这一步。

（3）右上角的打印机选项栏里的“属性”------->进去后找找那个“每页纸打印的页数”，在里面选择你要一张纸上打印的幻灯片数。我选9张，我试过这是最佳效果。然后“确定”，在打印页面再“确定”

就可以打印了。看看吧，效果一定不错。

建议：（1）在打印内容选项栏里一般不要选“幻灯片加边框”根据纸张调整大小可选。

（2）右上角的打印机选项栏里的“属性”------->“每页纸打印的页数”，旁边有个选项“加边框”，这个选上，便于幻灯片之间的区别。

6、CAD打印技巧

我们打印CAD图件时由于没有合理的设置好打印方式，打出来的图常常不尽如人意。下面说明一下打印的基要设置。

一、是选择打印机

1、如果要直接打印就选择列表中对应已连接的打印机，这个和打文档没有区别。

2、如果要保存成档案可以选择虚拟打印机，存成不同格式的文件（如下：可存成PDF\JPG\PNG等格式）。

二、选择打印区域

1、窗口：通过鼠标选择要打印的范围，此项适合用在截取特定的范围。

2、范围：打印图形的范围，要打印图的所有内容用此项最合适。

3、图形界限：打印这张图的全部，区别于范围的是，范围是全部有图的部份，而界限是包含没图的部份，是指设置的图形大小界限。

4、显示：打印当前窗口显示出来的部份，所见限所得。